Số điện thoại doanh nghiệp là số liên lạc chính thức của công ty, đứng tên pháp nhân và dùng chung cho cả đội. Khách chỉ cần nhớ một số. Phía sau có thể là cả bộ phận bán hàng hay chăm sóc khách hàng cùng nghe máy.
Chủ cửa hàng nhỏ thường bắt đầu bằng số cá nhân. Đến lúc có nhân viên và có khách quen thì số đó thành điểm yếu. Bài này đi qua 5 loại số hay dùng, cách chọn theo quy mô và những điều cần xác nhận trước khi đăng ký.
Tóm tắt nhanh
- Khái niệm: số đứng tên doanh nghiệp, nhiều người dùng chung, có lịch sử cuộc gọi.
- 5 loại số: số cố định 024/028, đầu số 1800, đầu số 1900, số di động doanh nghiệp, số tổng đài cloud.
- Cách chọn: theo hướng gọi chính, quy mô đội và việc khách có phải trả cước hay không.
- Cần kiểm tra: ai đứng tên hợp đồng, giấy tờ, thời gian xử lý và quy định khi gọi ra.
Mục lục
- I. Số điện thoại doanh nghiệp là gì và khác số cá nhân ở đâu?
- II. 5 loại số điện thoại công ty doanh nghiệp hay dùng
- III. Vì sao không nên dùng số cá nhân làm số công ty?
- IV. Cách chọn số theo quy mô và cách làm việc
- V. Đăng ký số điện thoại doanh nghiệp: checklist và 5 bước
- VI. Rủi ro khi chọn nhà cung cấp số
- VII. Gọi ra cho khách: tên định danh và giờ gọi
- VIII. Vận hành số tổng đài: lời chào, phân nhánh và báo cáo
- IX. 5 sai lầm thường gặp và nơi chọn số
- X. Câu hỏi thường gặp về đầu số cho doanh nghiệp
- XI. Chọn số trước, cài đặt sau
I. Số điện thoại doanh nghiệp là gì và khác số cá nhân ở đâu?
Khác biệt lớn nhất là người sở hữu. Số cá nhân gắn với một người. Số của doanh nghiệp gắn với pháp nhân nên nhân viên nghỉ việc thì khách vẫn gọi được vào đúng chỗ.
Điểm thứ hai là nghe máy đồng thời. Điện thoại cá nhân báo bận khi đang có cuộc gọi. Số điện thoại doanh nghiệp đấu vào tổng đài thì cuộc gọi được chia cho nhiều máy nhánh.
Điểm thứ ba là dữ liệu. Ghi âm và lịch sử cuộc gọi nằm trên hệ thống chung. Người nhận bàn giao đọc được khách đã hỏi gì và không phải hỏi lại từ đầu.
>>> Xem thêm: Hotline chăm sóc khách hàng 2026: 5 lỗi vận hành thường gặp
II. 5 loại số điện thoại công ty doanh nghiệp hay dùng
Mỗi loại phục vụ một cách liên lạc khác nhau. Bảng dưới gom lại điểm khác nhau chính.
| Loại số | Ai trả cước khi khách gọi vào | Gọi ra được không | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| Số cố định 024/028 | Người gọi, theo cước thông thường | Được | Văn phòng, trụ sở, cần mã vùng địa phương |
| Đầu số 1800 | Doanh nghiệp trả thay người gọi | Dùng chủ yếu để nhận cuộc gọi của khách | Chăm sóc khách, bảo hành, khiếu nại |
| Đầu số 1900 | Người gọi trả thêm khoản cước ngoài cước viễn thông | Không, chỉ nhận cuộc gọi đến | Tư vấn chuyên sâu, dịch vụ có thu cước |
| Số di động doanh nghiệp | Người gọi, theo cước thông thường | Được | Nhân viên kinh doanh hay di chuyển |
| Số tổng đài cloud | Người gọi, theo cước thông thường | Được | Nhiều chi nhánh, làm việc từ xa |
1. Số cố định và số di động doanh nghiệp
Số cố định là loại quen thuộc nhất của số điện thoại doanh nghiệp. Nó gồm mã vùng và số thuê bao. Từ 17/06/2017 Hà Nội dùng 024 và TP.HCM dùng 028 sau đợt đổi mã vùng của 59/63 tỉnh thành trong năm 2017. Số thuê bao được giữ nguyên. Người gọi từ ngoài vùng bấm 0 rồi mã vùng và số.
Số di động doanh nghiệp là dải di động đứng tên công ty. Nhân viên di chuyển nhiều thường chọn loại này vì nghe và gọi được ở bất kỳ đâu.
2. Đầu số 1800, 1900 và số tổng đài cloud
Nghị định 115/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 20/7/2025 mô tả rõ hai đầu số này. Với 1800 doanh nghiệp trả cước thay người gọi. Với 1900 người gọi phải trả thêm một khoản ngoài cước viễn thông. Số 1900 chỉ được dùng để nhận cuộc gọi và không dùng để gọi đi. Cả hai có 8 hoặc 10 chữ số.
Số tổng đài cloud thì khác về cách vận hành. Nhân viên nghe và gọi ngay trên trình duyệt web hoặc ứng dụng điện thoại nên không cần kéo máy bàn vật lý.
>>> Xem thêm: Tổng đài 1800 có miễn phí không? Ai trả cước, chi phí và tỷ lệ chuyển đổi cho doanh nghiệp 2026
III. Vì sao không nên dùng số cá nhân làm số công ty?
Rủi ro đầu tiên là mất khách theo người. Khách quen quen gọi thẳng cho nhân viên phụ trách. Người đó nghỉ và mang theo số thì danh bạ đi theo.
Rủi ro thứ hai là không giám sát được. Máy cá nhân không có báo cáo số cuộc gọi hay thời lượng. Quản lý khó đánh giá đội bán hàng làm việc ra sao.
Rủi ro thứ ba là không có bằng chứng. Khi hai bên bất đồng về giá hay cam kết thì không còn bản ghi âm nào để đối chiếu. Khách cũng dè dặt hơn khi gọi vào một số nhìn như số riêng. Số điện thoại doanh nghiệp có ghi âm thì tránh được tình huống này.
>>> Xem thêm: 028 là mã vùng ở đâu? Giải đáp đầy đủ về đầu số TP.HCM 2026
IV. Cách chọn số theo quy mô và cách làm việc
Không có loại số tốt nhất cho mọi nơi. Nên bắt đầu từ câu hỏi khách sẽ gọi vào hay đội mình gọi ra là chính.
- Cửa hàng nhỏ: số di động doanh nghiệp hoặc số tổng đài cloud cài trên điện thoại. Chủ cơ sở vẫn nghe máy mọi lúc mà không cần thiết bị riêng.
- Đội bán hàng gọi ra: số cố định 024 hoặc 028 gắn với tổng đài cloud. Mã vùng tạo cảm giác có địa chỉ rõ ràng và cuộc gọi được ghi lại để rà soát.
- Nhiều chi nhánh: một số chung cho toàn công ty và chia cuộc gọi về từng nhóm bằng kịch bản trên tổng đài.
- Cần khách gọi không mất cước: đầu số 1800. Doanh nghiệp chấp nhận trả cước thay người gọi để bớt rào cản.
- Dịch vụ tư vấn có thu cước: đầu số 1900. Phù hợp khi người gọi sẵn sàng trả thêm để nhận thông tin chuyên môn.
>>> Xem thêm: Mã vùng 024 là của tỉnh nào? Cách đọc số và nhận biết cuộc gọi lạ 2026
V. Đăng ký số điện thoại doanh nghiệp: checklist và 5 bước
Chuẩn bị kỹ giúp việc đăng ký đỡ vòng vèo. Giấy tờ cụ thể và thời gian xử lý tuỳ nhà cung cấp nên doanh nghiệp xác nhận với đơn vị cung cấp từ đầu.
1. Checklist 6 việc chuẩn bị
- Mục đích dùng: bán hàng, chăm sóc khách hay hỗ trợ kỹ thuật.
- Số máy nhánh: bao nhiêu người cùng nghe và gọi.
- Lời chào: câu mở đầu và các lựa chọn phân nhánh.
- Giờ làm việc: khung giờ trực và kịch bản ngoài giờ.
- Người phụ trách: một người làm đầu mối với nhà cung cấp.
- Hợp đồng: ai đứng tên và điều gì xảy ra khi đổi nhà cung cấp.
2. Quy trình 5 bước
- Chọn loại số theo hướng gọi và quy mô.
- Chọn dãy số trong kho số.
- Nộp hồ sơ theo yêu cầu của nhà cung cấp.
- Cài tổng đài: lời chào, nhóm nghe máy, giờ làm việc.
- Gọi thử hai chiều trước khi đưa vào dùng thật.
>>> Xem thêm: Đăng ký đầu số tổng đài 2026: checklist 10 câu hỏi nhà cung cấp phải trả lời
VI. Rủi ro khi chọn nhà cung cấp số
Theo Nghị định 115/2025/NĐ-CP số được phân bổ cho doanh nghiệp viễn thông có hạ tầng. Nhà mạng sau đó cấp lại cho doanh nghiệp sử dụng qua hợp đồng dịch vụ. Với số điện thoại doanh nghiệp chuỗi này khá dài nên khâu hợp đồng quyết định ai thật sự giữ số.
Luật Viễn thông 2023 xét phân bổ số 1800 và 1900 theo thứ tự đăng ký trước. Mã và số có thể bị thu hồi nếu không nộp đủ phí sử dụng. Tháng 1/2024 Cục Viễn thông đã thu hồi kho số của một doanh nghiệp viễn thông vì không nộp phí và khuyến cáo khách hàng chuẩn bị phương án thay thế.
Vì vậy nên hỏi thẳng hai điều trước khi ký. Ai đứng tên trên hợp đồng với nhà mạng. Nếu đổi nhà cung cấp thì số có giữ được không.
VII. Gọi ra cho khách: tên định danh và giờ gọi
Số điện thoại doanh nghiệp dùng để gọi ra thì phải theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP. Gọi điện quảng cáo chỉ được thực hiện khi đã được cấp tên định danh.
Mỗi số nhận tối đa một cuộc quảng cáo trong 24 giờ. Khung giờ là 8 đến 17 giờ trừ khi đã thoả thuận khác với người dùng.
VIII. Vận hành số tổng đài: lời chào, phân nhánh và báo cáo
Có số điện thoại doanh nghiệp rồi vẫn cần cài đặt cho đúng. Trên tổng đài cloud OMICall nhân viên gọi và nghe trên trình duyệt web hoặc ứng dụng điện thoại. Lời chào và IVR phân nhánh đưa khách về đúng nhóm.
Kịch bản theo giờ làm việc xử lý cuộc gọi ngoài giờ. Cuộc gọi được chia cho nhóm và ghi âm kèm lịch sử. Báo cáo cuộc gọi nhỡ nhắc đội gọi lại khách. Dữ liệu còn nối được sang CRM qua API.
IX. 5 sai lầm thường gặp và nơi chọn số
- Đặt 1900 cho bộ phận khiếu nại: khách đang bức xúc mà còn phải trả thêm cước.
- Gọi quảng cáo khi chưa có tên định danh: sai ngay từ điều kiện của Nghị định 91.
- Không có kịch bản ngoài giờ: khách gọi tối mà chuông reo không ai đáp.
- Bỏ qua cuộc gọi nhỡ: mất khách chỉ vì không ai gọi lại.
- Để nhân viên đứng tên hợp đồng: người đó nghỉ thì công ty khó đòi quyền với số.
1. Muốn chọn số: xem kho số
Đã biết loại số cần dùng thì bước tiếp theo là xem dãy số còn trống. Trang Tìm đầu số của Kho Số Tổng Đài liệt kê số cố định 024, 028 cùng đầu số 1800 và 1900 để doanh nghiệp lọc theo ý mình.
X. Câu hỏi thường gặp về đầu số cho doanh nghiệp
1. Gọi vào đầu số 1900 có mất phí không?
Có. Theo Nghị định 115/2025/NĐ-CP người gọi trả thêm một khoản cước ngoài cước viễn thông. Mức cụ thể do nhà mạng và đơn vị sở hữu số công bố.
2. Đầu số 1800 do ai trả cước?
Doanh nghiệp đăng ký 1800 trả cước viễn thông thay cho người gọi. Vì thế khách gọi vào không bị tính cước.
3. Đổi nhà cung cấp có giữ được số không?
Tuỳ hợp đồng và nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên hỏi rõ điều này trước khi ký chứ không đợi đến lúc cần đổi.
4. Số cố định 024 và 028 có nghe được trên điện thoại di động không?
Với tổng đài cloud thì được. Nhân viên dùng ứng dụng điện thoại hoặc trình duyệt web và không cần máy bàn.
5. Đăng ký số mất bao lâu?
Thời gian tuỳ loại số và nhà cung cấp. Doanh nghiệp xác nhận với đơn vị cung cấp để có tiến độ cụ thể.
XI. Chọn số trước, cài đặt sau
Số điện thoại doanh nghiệp là tài sản của công ty chứ không phải của một nhân viên. Tách hẳn khỏi số cá nhân giúp giữ được khách và dữ liệu cuộc gọi.
Cần xem dãy số phù hợp hoặc tư vấn kịch bản tổng đài thì Kho Số Tổng Đài hỗ trợ đầu số 1800, 1900 và số cố định trên nền tảng OMICall.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Kho Số Tổng Đài – Đầu số tổng đài 1900, 1800 và số cố định cho doanh nghiệp
- Website: https://khosotongdai.com/
- Hotline: 0287 1010 898
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
- VP trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 140-142 Đường số 2 – Khu nhà ở Vạn Phúc 1, Phường Hiệp Bình, TP. HCM.
- VP chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, Tòa nhà An Hưng, số 85-87 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Hà Nội.
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.